Informática Básica – Parte 2

Continuando a série de posts sobre informática básica, vou dar umas dicas do que devemos aprender com relação ao Microsoft Word e Microsoft Outlook.

Nas empresas usa-se muito essas ferramentas para a comunicação e tomada de decisões através de documentos e e-mails. Se tratando de documentos de texto e o próprio e-mail, temos que tomar alguns cuidados ao escrever, pois podem parar para diretores tomar alguma decisão, dito isso é sempre bom seguir as dicas que serão apresentadas logo abaixo. Vamos seguir para as ferramentas.

Microsoft Word

É um processador de texto que ajuda a criar documentos com as melhores ferramentas de formatação de texto. Mas não é só isso, ele possui muitas outras ferramentas como inserção de imagens, tabelas, mala direta, etc. Mas o que devo aprender?

Como já mencionei no primeiro post, comece conhecendo as ferramentas, o que cada uma faz e saber onde encontrá-las. Abaixo vou mostrar um resumo de algumas ferramentas:

  • Página Inicial – Contém as ferramentas de formatações;
  • Inserir – Para inserir imagens, tabelas, cabeçalhos e rodapés, símbolos, etc;
  • Design – Possui design pré formatados e prontos para aplicar ao seu documento;
  • Layout da página – Configurações da página, como tamanho, margens, etc;
  • Referências – Serve para inserir sumário, citações, biografias, índices, etc;
  • Correspondências – Criar malas diretas, envelopes, etiquetas, etc;
  • Revisão – Para controle de alterações, revisões de texto, comentários, etc;
  • Exibição – Modos de exibição, zoom, painéis, layouts de impressão;
  • Arquivo – Tem as informações do documentos, bem como opções de salvar, imprimir, compartilhar e exportar.

Tendo conhecido as ferramentas, é hora de praticar. Comece por documentos simples, como requerimento, declaração, termo de aceite, currículos e até mesmo uma carta. Pesquise modelos na internet e tente fazer igual, aprenda a formatar os textos, os espaços necessários para cada tipo de documento. O próprio Microsoft Word possui modelos prontos que podem ser baixados em “Aquivo-Novo-Procurar Modelos Onlone”, procure algum modelo e pratique com ele, tente verificar como foi feito, altere as propriedades para ver as mudanças e também se inspire nos modelos que o Microsoft Word possui.

Aprenda a fazer malas diretas que são usadas para criar modelos de cartas, envelopes, etiquetas e documentos para distribuição em massa.

Treine bastante como configurar o documento através do layout da página, como o tamanho em A4, as margens, etc. Pois um documento deve estar bem apresentável.

É bom também saber “salvar como” ou “exportar” o documento. Ás vezes é necessário o envio do documento, mas por segurança é sempre bom exportar como arquivo “PDF” antes de enviar, pois este tipo de arquivo protege contra as alterações, deixando o documento original.

Outro ponto bastante importante é a escrita, que deve ser muito bem feita, sem erros de linguagem, sempre respeitando as regras de acentuação, ponto e vírgula. Nunca escreva documento como fazemos nas redes sociais, cheio de abreviações, sem acentos e palavras erradas, o Microaoft Word possui ferramentas para isso na aba revisão para verificar a ortografia antes de finalizar e enviar o documento.

Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook serve para organizar seus e-mails, contatos, calendário, tarefas em um único lugar. Com ele podemos nos comunicar através de e-mails, enviar documentos, imagens e alguns tipos de arquivos (depende do provedor de e-mail) de forma rápida e segura.

Muitas empresas utilizam essa ferramenta como gerenciador de e-mails padrão, por isso é necessário o conhecimento do Microsoft Outlook. Abaixo algumas funcionalidades:

  • Página inicial – Pode gerenciar seus e-mail, como criar um novo, responder, marcar como lido, etc;
  • Enviar/Receber – Pode-se atualizar a pasta, ver o progresso de envio ou cancelar tudo;
  • Pasta – Serve para organizar seus e-mail como criar pastas organizadas, pode classificar, copiar, mover ou excluir um e-mail, etc;
  • Exibição – Pode mudar o layout da tela de leitura de e-mails.

A principal questão do Microsoft Outlook que devemos nos atentar é a escrita, que deve ser muito bem feita, pois com essa ferramenta a base é a comunicação e como mencionei na seção do Microsoft Word, aqui deve-se seguir a mesma linha de raciocínio.

Considerações

Hoje considerei as duas ferramentas da Microsoft que praticamente temos que tomar mais cuidado é com a escrita, pois documentos e e-mails com erros de linguagem e sem concordância nas palavras, passam uma má impressão para quem está lendo. Foram dicas simples mas muito valiosas, e o segredo é praticar. Se gostaram é só compartilhar e deixem comentários sobre o conteúdo, porque no próximo post vou falar um pouco sobre o Microsoft PowerPoint.

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